“Corona-taskforce” - De juiste weg door de crisis

Al in februari begon het managementteam te vermoeden dat de situatie ernstig kon worden. De crisismanager van de DMK Group volgde het nieuws uit China met groeiende bezorgdheid, las veel berichten over de longziekte, die zich snel verspreidde in Wuhan en inmiddels ook in Italië. En hoewel Covid-19 in dit land bij virologen al een begrip was, de voetbalbundesliga in volle stadia speelden en duizenden mensen hosten met carnaval, riepen Hermann Köster en de crisismanagers de “Corona Task Force” van de DMK Group bijeen. Het team van experts, dat inmiddels uit meer dan 30 leden bestaat, heeft ervoor gezorgd dat DMK, haar medewerkers en boeren de crisis tot dusver grotendeels ongedeerd hebben overleefd. Door snel de juiste beslissingen te nemen en maatregelen met vooruitziende blik te implementeren.

Maar met al het nauwgezette werk van de coronavirus-taskforce is het duidelijk dat, niet in de laatste plaats, de reden en de bereidheid om samen te werken van alle boeren en werknemers ertoe hebben bijgedragen dat DMK tot dusver zo succesvol door de pandemie is gekomen.

De taskforce, die naast Köster ook de leden van het DMK-management en verantwoordelijke leden van het DMK-crisisteam omvat, informeert vanaf begin maart regelmatig medewerkers met initiële mededelingen, posters en e-mails over de eerste voorzorgsmaatregelen: meer handhygiëne, afstand houden en, vooral, thuisblijven bij verkoudheidsverschijnselen. Deze doelgerichtheid werpt zijn vruchten af: tot op heden zijn er zeer weinig coronagevallen in de DMK Group. Je spreekt elkaar elke dag, je bent 24 uur per dag in gesprek: Waar moeten we rekening mee houden? Wat is het volgende? Hoe kunnen we ons bedrijf en onze medewerkers het beste beschermen? Aan het begin van de crisis is het al duidelijk: DMK is ook voor Duitsland als belangrijk bedrijf in de levensmiddelenindustrie cruciaal. Toen het aantal besmettingen in dit land medio maart omhoog schoot, was besluitvormingskracht nodig. Op 13 maart liet de taskforce alle leidinggevenden weten dat medewerkers met kantoorwerk vanaf nu zoveel mogelijk thuis moeten werken.

“Ik ben verheugd over hoe snel ons bedrijf, samen met IT, deze optie voor ongeveer 1.500 medewerkers heeft kunnen implementeren”, zegt Köster. Een prestatie die de moeite waard was en tot op de dag van vandaag heel goed heeft gewerkt. “Ik was aanvankelijk sceptisch, maar na meer dan drie maanden moet ik zeggen dat de interactie via telefoon en videoconferenties perfect is geïntegreerd in ons dagelijks leven”, zegt CHRO Ines Krummacker. “Om regelmatig contact met collega’s te houden, hadden sommige afdelingen zelfs een dagelijkse videokoffiepauze voor het team.”

Elke werknemer en elk segment van het bedrijf werd getroffen door de impact van de pandemie. Naast de boeren op hun boerderijen waren de werknemers in de fabrieken in deze periode een belangrijke schakel om de productie en bevoorrading van de bevolking te waarborgen. “Mijn dank gaat uit naar iedereen die onvermoeibaar inzet heeft getoond”, prijst Köster: “Ik bedoel iedereen: van de boeren tot de medewerkers van de melkinzameling, de interne verkoopafdeling, de medewerkers in de fabrieken en de magazijnen. En natuurlijk de teams van de administratie. Ze moesten ter plaatse zijn om het bedrijf draaiende te houden.” Over het algemeen waren de afgelopen vier maanden een les in teamspirit en een gevoel van verbondenheid op alle terreinen van het bedrijf.

“We waren non-stop bezig met het onderwerp”, zegt logistiek directeur Hartmut Buck: “Terwijl we bezig waren met het beveiligen van extra opslagcapaciteiten voor eindproducten, verpakkingen en lege flessen, moesten we onze toeleveringsketens in de gaten houden vanwege het sluiten van de grenzen en het vertraagde goederenverkeer om onze klanten in binnenen buitenland te blijven bevoorraden. In deze fase was vooral de samenhang in het bedrijf merkbaar.“

Terwijl veel medewerkers met pc-werkplekken hun werk vanuit huis deden en snel compleet nieuwe processen en afspraken ontwikkelden, waren Köster en zijn taskforce mentaal een stap verder. Hoe ziet een ‘nieuw normaal’ bij corona eruit, nieuw dagelijks werk en nieuwe productie in tijden van de pandemie? En ook: Hoe bereiden we ons voor op een mogelijke tweede golf van infectie? Tijdens de pandemie ontwikkelde de taskforce uitgebreide procedurele instructies om de gezondheid van werknemers te beschermen en om productie- en toeleveringsketens te kunnen beveiligen. Zakenreizen werden verplaatst naar digitale vergaderruimtes, leveranciers en dienstverleners moesten bijvoorbeeld voldoen aan speciale hygiënevereisten en externe bezoeken aan de fabrieken werden tot een absoluut minimum beperkt. Sterker nog: de aanbevolen catalogus met maatregelen, die is ontwikkeld op basis van de bevindingen van de gezondheidsautoriteiten en het Robert Koch Instituut, strekt zich uit van de reinigingscyclus van de sanitaire ruimtes tot de plaatsing van de desinfectiedispensers, de installatie van scheidingswanden op plaatsen waar naleving van de minimale afstand niet mogelijk is of de afgifte van mond-neusbeschermende maskers. Kortom: het uitgebreide plan houdt rekening met elk klein detail.

Het bedrijf is dus goed voorbereid op een terugkeer naar een ‘nieuw normaal’. Vooralsnog wordt thuiswerken op vrijwillige basis tot eind augustus verlengd voor alle medewerkers. Zo lang blijven ook kantines gesloten. Bijeenkomsten mogen alleen plaatsvinden met inachtneming van de geldende regels voor afstand en hygiëne. Avondevenementen blijven voorlopig verboden.

Van het begin was één ding hem duidelijk, zegt Köster achteraf: “Niemand kon en kan precies inschatten hoe de pandemie daadwerkelijk zal uitwerken. Het was een kwestie van het hoofd helder houden, hard werken en niet slordig worden, ook al waren er fasen waarin we allemaal diep adem moesten halen.“ Als de dalende infectiecijfers in juni hoop geven op een beetje ‘normaliteit’ en het landelijke besluit om maatregelen te versoepelen wordt genomen, ontspant ook de crisismanager voor het eerst.

Dit vereist doorzettingsvermogen, en aandacht en doordacht handelen blijven zijn topprioriteit.

“We werken en leven in een pandemie, wat voor ons allemaal een uitdaging is. De situatie en alle inzichten ontwikkelen zich dynamisch. Dat moeten we zelf ook zijn – en tegelijkertijd het hoofd koel houden zonder in overdreven actief handelen te vervallen”, zo vat Köster een van de meest turbulente fasen van zijn professionele leven samen:“ Dus voor ons geldt het nog steeds: ook al is de situatie momenteel enigszins ontspannen, we moeten waakzaam blijven en de ontwikkelingen op de voet volgen. Als we blijven handelen met gevoel voor verhoudingen en een vooruitziende blik, zullen we als bedrijf de crisis ook in de toekomst samen goed de baas blijven en er zelfs sterker uitkomen.”

Maar met al het nauwgezette werk van de coronavirus-taskforce is het duidelijk dat, niet in de laatste plaats, de reden en de bereidheid om samen te werken van alle boeren en werknemers ertoe hebben bijgedragen dat DMK tot dusver zo succesvol door de pandemie is gekomen.