TIGER: Gemeinsam die Effizienz steigern

Mit dem Ziel die Arbeitsprozesse zu optimieren und dabei die Mitarbeitenden verstärkt einzubeziehen, setzt DMK das Programm TIGER um. In den Werken ging TIGER 2020 an den Start, in der Verwaltung etwa zwei Jahre später.

Hinter dem Programm TIGER steht folgender Ansatz: Jeder im Unternehmen darf und soll sich einbringen, um gemeinsam Lösungen zu finden, wie sich die Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit, Prozesse sowie Workflows neu, besser und kostensparender gestalten lassen. Als zentrale Methode wurde im Rahmen von Continuous Improvement dafür sowohl in den Werken als auch in der Verwaltung Shopfloor Management eingeführt.

Erkennen, besprechen, verbessern

In der Umsetzung heißt das: Jedes Team trifft sich regelmäßig, um aktuelle Themen aus dem Bereich, Abweichungen gegenüber Zielvorgaben und deren Gegenmaßnahmen zu besprechen. Das Team trifft sich entweder vor Ort vor einem Whiteboard oder in einem digitalen Format. Auf dem Shopfloorboard werden wichtige Informationen wie Ziele, Kennzahlen, aktuelle Probleme, Prioritäten und Maßnahmen sichtbar gemacht. Jeder berichtet aus seiner Fachrichtung und von seinen Kennzahlen. Indem alle gemeinsam auf das Shopfloorboard sehen, lassen sich Probleme und Abweichungen schneller bemerken und Gegenmaßnahmen einleiten. „Ein gutes Shopfloor Management stärkt die Zusammenarbeit, schafft Transparenz und hilft der Führungskraft beim Führen und Coachen“, sagt Imke von Aschwege, Teamleiterin im Werk Edewecht.

Arbeitsabläufe optimieren in den Werken

Im Werk Edewecht arbeitet beispielsweise das Laborteam erfolgreich mit dem Shopfloor Management. Die Kollegen übernehmen abwechselnd die Regie und damit die Verantwortung für das Shopfloorboard. Bei Abweichungen legen sie Maßnahmen fest und vereinbaren Termine, um nach den Ursachen und möglichen Lösungen zu suchen. Auch immer wiederkehrende Störfaktoren werden dokumentiert, im Team besprochen und bearbeitet. Die positiven Resultate sind für alle auf der separaten Erfolgstafel „Was wir schon geschafft haben“ sichtbar. „Es gibt sehr gute Ergebnisse bei der Optimierung von Arbeitsabläufen, bei der Zusammenarbeit untereinander, beim eigenständigen Lösen von Problemen“, berichtet von Aschwege. Der Teamleiterin ist es wichtig, dass alle Kollegen einmal die Verantwortung für die Maßnahmen übernehmen: „Das verbessert die Umsetzungsgeschwindigkeit spürbar und motiviert das Team.“

Prozesse standardisieren in der Verwaltung

Mitte 2022 startete TIGER auch in der Verwaltung, zunächst in einigen Pilotbereichen. Inzwischen sind mehr als die Hälfte der Verwaltungsmitarbeitenden mit an Bord. Sie wurden zu TIGER und den Methoden des Continuous Improvement – also laufenden kleinen Verbesserungsschritten – geschult. Zudem wurde in den Teams das Shopfloor Management eingeführt – mit dem Ergebnis, dass die Mitarbeitenden bereits verschiedenste Optimierungsmaßnahmen initiiert haben. Unterstützend hat das Business Process Management Team in einigen Bereichen zur Prozessoptimierung ein neues Tool pilotiert: das Process Mining. Damit werden Prozesskennzahlen direkt aus dem System gezogen, was eine erhebliche Erleichterung in der Analyse von Prozessabweichungen darstellt und in der Folge vor allem viel Zeit spart, die dann für andere Themen genutzt werden kann.

Konkret arbeiten bisher die folgenden Bereiche mit den CI Methoden und Shopfloor Management: Global Business Services, Supply Chain Management, Corporate Procurement, Corporate HR, das Management Team, die IT und die Logistik. Aktuell läuft der Rollout in der Verwaltung der Business Units Baby und Eis.

Multiplikatoren ausbilden

Das Team der DMK-Logistik in Zeven war beispielsweise eines der Ersten, das im Officebereich mit TIGER, Continuous Improvement, begonnen hat, zu arbeiten. Auch hier wurde Wert darauf gelegt, die Mitarbeitenden mit den Methodenintensiv vertraut zu machen. DMK baut bei der Einführung von Continuous Improvement unter anderem auf Multiplikatoren, die in der Verwaltung und künftig auch in den Werken als TIGER-Methodenträger unterstützen. Da der Bereich Logistik sehr groß ist, wurden hier sogar elf Multiplikatoren ausgebildet, die den Mitarbeitenden und Führungskräften bei der Einführung helfen und Maßnahmen vorantreiben. Das Shopfloorboard wurde digital aufgebaut, so dass es ortsunabhängig genutzt werden kann. Anfangs war es vor allem herausfordernd für das Team, geeignete Kennzahlen aufzubauen, da der manuelle Aufwand noch sehr hoch war. Inzwischen sind die Shopfloor Boards in der Logistik alle etabliert und das Team hat sich eine zentrale Struktur für die Kennzahlen und Infos zu Projekten entwickelt, von der diese mit geringem Aufwand automatisch auf alle Shopfloorboards innerhalb der Logistik übertragen werden. „Viele Projekte aus unserem Bereich befinden sich in der Umsetzung“, berichtet Ron Geerds, Head of Transport Logistics, DMK. „Den Erfolg sieht man dabei zum Beispiel in der deutlichen Reduzierung von Überstunden.“

Probleme nachhaltig lösen

Neben dem Shopfloor Management nutzen die Teams in der Verwaltung seit letztem Jahr auch verstärkt die Methode „PDCA - Plan Do Check Act“, die in den Werken schon lange etabliert ist. Sie dient dazu, Probleme strukturiert und nachhaltig zu lösen. Vor allem Transparenz und Kommunikation haben sich dadurch enorm verbessert. Sämtliche Verbesserungsmaßnahmen, die die Teams selber entwickelt haben, werden jetzt Stück für Stück umgesetzt. Dazu zählt beispielsweise, dass Prozessschritte standardisiert und somit stärker digitalisiert werden können. Es wird auch getestet, inwiefern Automatisierungen Mitarbeitende von zeitfressenden, monotonen Aufgaben entlasten können, so dass sie mehr Kapazitäten für andere Tätigkeiten haben.

Alle im Unternehmen einbinden

„Bis Mitte 2026 wollen wir Shopfloor Management im gesamten Unternehmen einführen, von der Konzernleitung bis zu jedem Team, in jedem Bereich“, erklärt Maria Ropers, CI Manager Administration bei DMK. Los geht es bei der Einführung in den Teams immer mit einem Awareness-Training, um ein gemeinsames Verständnis von Continuous Improvement und dem daraus entstehenden Mehrwert zu schaffen. Anschließend wird das Shopfloorboard mit den Teams aufgebaut, um gezielt Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. „Im Vordergrund steht dabei, Prozesse und Kommunikation effizienter zu gestalten, umVerschwendungen zu minimieren und die Performance zu steigern“, sagt Maria Ropers und ergänzt: „Unser Programm TIGER führt nicht nur dazu, dass die Mitarbeitenden stärker aktiv eingebunden sind, es erhöht auch ihre Zufriedenheit.“ So entsteht ein Mehrwert für jeden einzelnen und das Unternehmen.