One Finance – Steuerung im Mittelpunkt

Dr. Dirk Mahlstedt, Projektleiter von One Finance, ist zufrieden. Auf Initiative von CFO Dr. Frank Claassen verantwortet Mahlstedt seit Dezember 2019 den Umbau und die Modernisierung des Finanzbereichs.

Das Kernteam von knapp 20 Mitarbeitern um Dirk Mahlstedt, Claudia Parman, Werner Krieger, Frank Keßling und Florian Haberland beschäftigt sich damit, Prozesse und Arbeitsschritte neu aufzustellen und das Zahlenwerk zuverlässiger und aussagekräftiger zu machen. Dazu kommen je nach Bedarf punktuell Experten aus den Fachbereichen wie Global Business Services, Produktion, Vertrieb und natürlich der IT.

Wie alle anderen Teile der DMK soll auch der Finanzbereich schneller und effizienter werden. Gleichzeitig sollen die Zahlen zuverlässiger und transparenter werden, damit das Management eine solide Entscheidungsgrundlage hat. Damit ist One Finance ein wichtiger Teil der CFO-Agenda, mit der der Finanzbereich der DMK zukunftsfest gemacht werden soll. Um das zu erreichen, muss das Projektteam tief in einzelne Prozesse und Systeme eingreifen. „Wir fassen alles an“, sagt Mahlstedt: „Verrechnungsmodelle, das Reporting, die Planung, die Finanzorganisation.“.

Was auf den ersten Blick eher abstrakt wirkt, hat ganz praktische Auswirkungen: Mit der Einführung des „ambitionierten Milchpreises“, einem Zielauszahlungspreis, als eine der ersten großen Änderungen, wird den berechtigten Erwartungen der Landwirte an einen wettbewerbsfähigen Milchauszahlungspreis Rechnung getragen.

Dieser Zielauszahlungspreis orientiert sich am so genannten 11’er-Schnitt, also dem Preis, den die wichtigsten Wettbewerber den Landwirten zahlen. Im Management Reporting ist nun einfach abzulesen, ob die BUs diesen Zielauszahlungspreis erreicht haben oder welche Lücke noch geschlossen werden muss.

Erstmals führt One Finance auch eine strategische Finanzplanung ein. Sie wird zukünftig weiter vorausschauen und gleichzeitig weniger Ressourcen beanspruchen. „Bislang haben wir einen Plan für das Folgejahr gemacht und diesen fortgeschrieben“, berichtet Mahlstedt. „Jedes Jahr mussten die Mitarbeiter in der Finanzabteilung diesen Plan mehrmals überarbeiten.“ Zukünftig gibt es eine strategische Finanzplanung mit einem Horizont von zehn Jahren, eine Mittelfristplanung, die detaillierter die kommenden drei Jahre in den Blick nimmt und eine konkrete Jahresplanung. Diese wird nur einmal aufgesetzt, und zwar erst in der zweiten Jahreshälfte.

CFO Dr. Frank Claassen erwartet von diesem System nicht nur mehr Stetigkeit. Auch die Verantwortlichen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, ob sie ihre kurz-, mittelund langfristigen Ziele erreichen.

„Unser Projekt ist eine Investition wie andere Realinvestitionen auch – nur dass wir keine Maschinen oder Gebäude kaufen, sondern in Prozesse und Systeme investieren“, erläutert Mahlstedt. Im Herbst 2019 haben die Planungen begonnen, Ende 2021 soll die Finanzfunktion modernisiert sein: 2020 liegt der Fokus auf den 4 Milch- BUs, 2021 ist die gesamte Group eingeschlossen.

Aufbauen kann One Finance auf Ergebnissen aus Vorprojekten, die nun zu einem stimmigen Gesamtsystem zusammengeführt werden. Durch die mit One Finance einhergehenden Veränderungen befindet sich der Finanzbereich in einem Übergangsjahr. „Letztlich sind wir hier auf einer großen Baustelle: In diesem Jahr erfolgt die Kernsanierung, 2021 bauen wir das Dachgeschoss aus.“, fasst Mahlstedt zusammen.

Ein weiteres Ziel von One Finance ist, die Zahlen aussagekräftiger zu machen. „Mit der Schaffung der BUs haben wir vor drei Jahren die Organisationsstruktur an die Markterfordernisse angepasst. Aber weil in einer BU mehrere Wertschöpfungsstufen von der Produktion bis zum Vertrieb zusammengefasst sind, sind die existierenden Zahlen jedoch oft nicht aussagefähig genug.“

Um zukünftig ein genaueres Bild zu bekommen, werden ab Sommer die Ebenen Werk und Vertrieb einzeln betrachtet. Dank mehr Transparenz kann das Management dann schneller an den richtigen Stellschrauben drehen. „Viele Projektergebnisse werden wir in einem neuen Management-Reporting direkt nutzbar machen. Langfristig planen wir die Informationsverarbeitung gänzlich auf ein neues Fundament zu stellen, das dann auch die kommenden Projektergebnisse abbildet.“

Bei aller Konzentration auf Prozesse, Tools und Zahlen behält das Team um Mahlstedt die Mitarbeiter und Stakeholder in den BUs im Blick, die alle Veränderungen mittragen und umsetzen müssen. One Finance ist der Treiber, um im Finanzbereich, aber auch darüber hinaus, einen „One Way of Working“ zu etablieren. Daher ist auch Change-Management ein wichtiger Bestandteil des Projektes, um die Mitarbeiter vom Nutzen der vielen Neuerungen zu überzeugen und Akzeptanz zu gewinnen und diesen neuen gemeinsamen „Way of Working“ zu verankern.

Wie gut das schon innerhalb des Teams funktioniert, hat sich in der Corona-Krise gezeigt. Denn nur zwei Monate nach dem eigentlichen Projektstart verabschiedeten sich die Team-Mitglieder ins Homeoffice. Dennoch gab es kaum Einschränkungen in der Zusammenarbeit, berichtet Dirk Mahlstedt. „Konzeptionell zu arbeiten, war zumindest anfangs schwierig. Aber insgesamt bin ich erstaunt, wie gut man auch virtuell Ergebnisse erzielen kann.“