Gut geplant, viel gespart

Es war und ist in Abständen immer notwendig, die Kosten für die Logistik zu überprüfen, denn wir haben hier sehr unterschiedliche Transportvorgänge: Normalerweise befindet sich die Ware auf Paletten und wird mit LKWs ausgeliefert. Wir liefern aber beispielsweise auch Käseblöcke in Käsekisten oder Sahne in 1.000-Liter-Stahlcontainern, etwa für die weiterverarbeitende Industrie, wie Konditoreien, Pizza- und Schokoladenhersteller. Zudem versenden wir nicht nur im LKW, sondern auch in Seecontainern überwiegend nach Asien, Afrika, Saudi-Arabien oder in den Mittelmeerraum. Wir fragten uns: Wie können wir die Frachtkonditionen im gesamten DMK-Konzern weiter reduzieren?

Wir haben ein fünf Mitarbeiter starkes Team aus der DMK-Transportlogistik gebildet, mit den fachlichen Schwerpunkten Einkauf, Operative und Controlling und wurden zusätzlich von einem Beratungsunternehmen unterstützt. Auf der Internetplattform „Coupa“ wurden die Frachtrelationen mit 300.000 Sendungen ausgeschrieben und dafür wurden 700 Dienstleister eingeladen. Die Ausschreibung ging über drei Runden, am Ende handelten wir mit etwa 50 Dienstleistern neue Konditionen aus.

Nicht immer. Das Projekt hat mehr Zeit in Anspruch genommen als ursprünglich geplant. Das hatte einerseits mit dem großen Volumen und der Komplexität zu tun. Andererseits haben wir im späteren Verlauf auch die Tochtergesellschaften in die Ausschreibung mit aufgenommen, was die Vorbereitungszeit erweitert hat: Daten aufnehmen, Daten strukturieren, Dienstleister sichten, Anforderungen beschreiben, Plattform mit Daten füttern, Rahmenbedingungen aufsetzen. Das hat etwa sechs Monate in Anspruch genommen. Durch Corona mussten wir zudem komplett unsere Arbeitsweise ändern: So saß unser Berater auf einmal in London fest. Diese Herausforderung konnten wir jedoch durch unsere neuen Onlinetools schnell lösen.

Über einen so langen Zeitraum ist es natürlich immer schwierig, das Tempo und vor allem die Motivation hoch zu halten, es gab Höhen und Tiefen. Gut geplant, viel gespart. Das Programm #pacesetter schreitet in Siebenmeilenstiefeln voran: Mit einem kleinen Team tüftelte Ron Geerds monatelang an neuen Frachtkonditionen – und erzielte erhebliches Einsparpotenzial.Ich bin stolz, dass wir es im Team trotz der Herausforderungen geschafft haben, die Performance über einen solch langen Projektzeitraum nahezu konstant hoch zu halten. Das kleine Projektteam und die kurzen Entscheidungswege haben sicherlich entscheidend zum Erfolg beigetragen.

Da die zu erbringende Leistung genau beschrieben wurde, und nur Dienstleister zugelassen waren, die diese Anforderungen verstanden und akzeptiert hatten, waren die Entscheidungkriterien Kosten und Leistungsfähigkeit. Natürlich haben wir zusätzlich auch unsere eigenen Erfahrungen mit den Bewerbern in die Entscheidung einbezogen.

Etwa 4,5 Millionen Euro pro Jahr. Das war ein riesiger Erfolg für uns und für DMK.