Effizienter, rechtssicher, zentraler

Wo vor ein paar Jahren noch große Bedenken herrschten, ist jetzt Klarheit und überwiegend Zufriedenheit: Der zentralisierte Werkseinkauf bei DMK wurde nun weitestgehend eingeführt. Er ermöglicht einen sicheren, transparenten, flexiblen und effizienten Einkauf in allen Werken der DMK Group.

Projektleiter Gerald Knoke vom Global Business Service hat mit einem Team aus 22 Mitarbeitern über die letzten zwei Jahre daran gearbeitet. „Wir mussten viel Überzeugungsarbeit leisten, denn es wurden standardisierte Prozesse angelegt, wie der Einkauf nun für jedes Werk laufen sollte“, so Bernd von Borstel, Director Operation BU Industrie, Bremen.

Dass es da anfangs auch Skepsis gab, war nicht verwunderlich. Michael Schawe, Werkleitung Georgsmarienhütte, bekennt: „Wir befürchteten lange Bearbeitungszeit, umständliche Vorgehensweise, verzögerte BANF-Anlage.“ Auch Cindy Ordowski, Head of Plant Administration, Altentreptow, ging von zeitaufwendigen BANF-Freigaben aus. Nach und nach wurde die Verantwortung für den Werkseinkauf seit 2017 zentralisiert: erst in Nordhackstedt, dann in Edewecht, Waren, Dargun, Altentreptow GmbH, Euro Cheese und wheyco, Bergen, Hohenwestedt, Everswinkel GmbH & Eis, Neubörger, Erfurt, Holdorf, Georgsmarienhütte und Zeven.

Sabine Schmidt, die in dieser Zeit von der Sachbearbeiterin zur Teamleiterin im Procurement Service wurde und heute verantwortlich für sieben Mitarbeiter ist: „Seitdem besuchen wir die Werke regelmäßig und halten zweimal im Jahr Videokonferenzen mit Werkleitern sowie zwei- bis dreijährliche Videokonferenzen mit den zentralisierten Werkseinkäufern und Ihren Stakeholdern“. Die Umstellung trägt bereits Früchte: „Die Kennzahlen haben sich deutlich verbessert: unter anderem hatten wir 2019 bei fast 18000 Bestellungen nur 44 Notfallbestellungen durch die Werke direkt erzeugt“.

Das Team um Sabine Schmidt arbeitet immer weiter an der Optimierung: 2019 wurden etwa 8,5 Prozent der Bestellungen nachträglich erfasst, mehr Einkaufsvolumen verhandelt und ein Rollout auf alle weiteren Standorte in Deutschland und den Niederlanden der DMK Group vorbereitet. „Mit dieser Optimierung erwartet DMK jährlich bis zu eine Million Euro Kosteneinsparungen“, sagt sie. Cindy Ordowskis Bedenken hinsichtlich der langen Bestellfreigaben haben sich inzwischen auch gelegt. Gleichwohl wünscht sie sich noch mehr Kommunikation und mehr Detailwissen der Werkseinkäufer. Es gibt noch viel Potenzial. Die Meinungen zeigen, wo es liegt. Bernd von Borstel schaut deshalb optimistisch in die Zukunft: „Wir haben schon einen großen Schritt in die richtige Richtung gemacht, Potenziale konnten gehoben werden und durch die verbesserte Datenbasis auch Schwachstellen besser analysiert werden, die jetzt gezielter abgestellt werden können.“