One Finance - Focus op controle

Dr. Dirk Mahlstedt, projectmanager bij One Finance, is tevreden. Op initiatief van CFO Dr. Frank Claassen is Mahlstedt sinds december 2019 verantwoordelijk voor de reorganisatie en modernisering van de financiële afdeling. Het kernteam van bijna 20 medewerkers rond Dirk Mahlstedt, Claudia Parman, Werner Krieger, Frank Keßling en Florian Haberland houdt zich bezig met het reorganiseren van processen en werkstappen en het betrouwbaarder en bewijskrachtiger maken van de cijfers. Daarnaast zijn er desgewenst experts uit de vakgebieden zoals personeel, Global Business Services, productie, verkoop en natuurlijk IT.

Net als alle andere delen van DMK moet ook de financiële afdeling sneller en efficiënter worden. Tegelijkertijd moeten de cijfers betrouwbaarder en transparanter worden zodat het management een solide basis heeft voor besluitvorming. One Finance is daarom een belangrijk onderdeel van de CFO-agenda, waarmee de financiële afdeling van DMK toekomstbestendig moet worden gemaakt. Om dit te bereiken moet het projectteam diep ingrijpen in individuele processen en systemen. “Wij pakken alles aan”, zegt Mahlstedt: “rekenmodellen, de rapportage, planning en de financiële organisatie.”

Wat op het eerste gezicht abstract lijkt, heeft zeer praktische implicaties: met de invoering van de ‘ambitieuze melkprijs’, een streefprijs, als een van de eerste grote veranderingen, wordt rekening gehouden met de gerechtvaardigde verwachtingen van boeren van een concurrerende melkprijs. Deze streefprijs voor uitbetaling is gebaseerd op het zogenaamde gemiddelde van 11, d.w.z. de prijs die de belangrijkste concurrenten aan de boeren betalen. In de managementrapportage is nu eenvoudig te zien of de BU’s deze beoogde betalingsprijs hebben bereikt of welke kloof nog moet worden gedicht.

Voor het eerst introduceert One Finance ook een strategische financiële planning. Het zal in de toekomst vooruit blijven kijken en tegelijkertijd minder middelen gebruiken. “Tot dusver hebben we een plan voor het volgende jaar gemaakt en dat vervolgd”, zegt Mahlstedt. “Elk jaar moesten medewerkers van de financiële afdeling dit plan meerdere keren herzien.” In de toekomst komt er een strategische financiële planning met een horizon van tien jaar, een middellangetermijnplanning die de komende drie jaar onder de loep neemt en concrete jaarplanning. Deze wordt maar één keer opgezet en dan pas in de tweede helft van het jaar. CFO Dr. Frank Claassen verwacht niet alleen meer continuïteit van dit systeem. De verantwoordelijken zullen in de toekomst ook moeten worden afgemeten aan de vraag of zij hun doelen op korte, middellange en lange termijn bereiken.

“Ons project is een investering zoals andere materiële investeringen – alleen dat we geen machines of gebouwen kopen, maar investeren in processen en systemen”, legt Mahlstedt uit. De planning startte in het najaar van 2019 en de financiële functie moet eind 2021 worden gemoderniseerd: in 2020 ligt de focus op de 4 melk-BU’s, in 2021 wordt de hele Group meegenomen.

One Finance kan voortbouwen op de resultaten van voorbereidende projecten, die nu zijn samengevoegd tot een coherent totaalsysteem. Door de veranderingen in verband met One Finance zit de financiële afdeling in een transitiejaar. “Uiteindelijk staan we hier op een grote bouwplaats: de kernrenovatie vindt dit jaar plaats en in 2021 breiden we de zolder uit”, vat Mahlstedt samen.

“Een ander doel van One Finance is om de cijfers veelzeggender te maken. “Met de oprichting van de BU’s drie jaar geleden hebben we de organisatiestructuur aangepast aan de marktvereisten. Maar omdat verschillende stadia met toegevoegde waarde van productie tot verkoop worden gecombineerd in een BU, zijn de bestaande cijfers vaak niet veelzeggend genoeg.”

Een ander doel van One Finance is om de cijfers veelzeggender te maken. “Met de oprichting van de BU’s drie jaar geleden hebben we de organisatiestructuur aangepast aan de marktvereisten. Maar omdat verschillende stadia met toegevoegde waarde van productie tot verkoop worden gecombineerd in een BU, zijn de bestaande cijfers vaak niet veelzeggend genoeg.”

Met alle concentratie op processen, tools en cijfers houdt het team rond Mahlstedt de medewerkers en stakeholders in de BU’s in de gaten, die alle veranderingen moeten ondersteunen en implementeren. One Finance is de motor achter het creëren van een ‘one way of working’ op het gebied van financiën en daarbuiten. Daarom is Change Management ook een belangrijk onderdeel van het project om de medewerkers te overtuigen van de voordelen van de vele innovaties en om acceptatie te verwerven en deze nieuwe gemeenschappelijke ‘way of working’ te verankeren.

De coronacrisis heeft aangetoond hoe goed dit werkt binnen het team. Want slechts twee maanden na de daadwerkelijke start van het project gingen de teamleden thuiswerken. Er waren echter nauwelijks beperkingen in de samenwerking, vertelt Dirk Mahlstedt. “Conceptueel werken was in eerste instantie in ieder geval moeilijk. Maar over het algemeen ben ik verbaasd over hoe goed je virtuele resultaten kunt behalen.”